Η δουλειά των περισσοτέρων στις μέρες μας απαιτεί να αφιερώνουμε αρκετό χρόνο συντάσσοντας και απαντώντας σε email. Και ενώ το να κάθεσαι στο γραφείο σου και να φιλτράρεις τα εισερχόμενά σου δεν είναι ακριβώς η πιο επίπονη δουλειά, έχει τη δυνατότητα να ανεβάσει τα επίπεδα άγχους σου, ειδικά εάν όλοι απαιτούν μια άμεση απάντηση από εσένα.
Ως εκ τούτου, είσαι πάντα στο κυνήγι μιας νέας τεχνικής που θα σε βοηθήσει να διατηρήσεις τα email σου (και τα σχετικά επίπεδα άγχους) υπό έλεγχο.
Πια όλο και περισσότεροι εργαζόμενοι αντί να χρησιμοποιούν απλώς τις τυποποιημένες out-of-office απαντήσεις ως έναν τρόπο να ειδοποιούν τους συναδέλφους και τους συνεργάτες πως δεν είναι στο γραφείο, χρησιμοποιούν τις αυτόματες απαντήσεις ως τρόπο να ειδοποιούν τους άλλους για το πότε να περιμένουν μια απάντηση και ποια είναι η προτιμώμενη μέθοδος επικοινωνίας.
Για παράδειγμα, ίσως να χρησιμοποιείς το email σου για να ενημερώσεις τους άλλους ότι ελέγχεις τα email σου μόνο στην αρχή της ημέρας και ότι συνήθως χρειάζονται δύο ή τρεις ημέρες για να απαντήσεις. Μπορεί επίσης να επιλέξεις να παρέχεις μια εναλλακτική μέθοδο επικοινωνίας – όπως έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου – για κάθε στιγμή που κάποιος χρειάζεται να επικοινωνήσει μαζί σου επειγόντως.
Αν και η χρήση μιας τέτοιας out-of-office απάντησης μπορεί να μην είναι για όλους, σύμφωνα με τη Lauren Gordon, επικεφαλή σύμβουλο συμπεριφορικών πληροφοριών στο Bupa UK, θα μπορούσε να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αφαιρέσεις τους περισπασμούς, να μειώσεις την παρουσία και να σε βοηθήσει να νιώσεις περισσότερο τον έλεγχο της ροής εργασίας σου.
«Είναι δύσκολο να είσαι παραγωγικός στη δουλειά χωρίς να βάζεις όρια. Αυτά σε βοηθούν στη διαχείριση των προσδοκιών που έχουν οι συνάδελφοί σου για εσένα», λέει η Gordon στο Stylist.
«Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε προς μια στενή προθεσμία, μπορεί να είναι χρήσιμο να βάλετε μια θέση εκτός γραφείου για να εξηγήσετε ότι μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να απαντήσετε ενώ συγκεντρώνεστε στην εργασία.” “Για παράδειγμα, εάν εργάζεσαι σε ένα project με αυστηρή προθεσμία, μπορεί να είναι χρήσιμο να βάλεις ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα out-of-office για να εξηγήσεις ότι μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να απαντήσεις.»
Και συνεχίζει: «Όρια όπως αυτά μας βοηθούν να διατηρούμε τον έλεγχο των εργασιακών μας απαιτήσεων και να μειώνουμε τον κίνδυνο στρες και εξουθένωσης. Η έρευνα δείχνει ότι αν νιώθουμε ότι δεν ελέγχουμε τον φόρτο εργασίας μας, είναι πιο πιθανό να δυσκολευτούμε να χαλαρώσουμε και να αφήσουμε την εργάσιμη μέρα πίσω μας».
Χωρίς την απόσπαση της προσοχής λόγω των συνεχών ειδοποιήσεων μέσω email, προσθέτει, θα μπορείς να είσαι σε θέση να αφοσιωθείς πλήρως στην εργασία σου.
«Σε μια εποχή συνεχών ειδοποιήσεων και άμεσων μηνυμάτων, μπορεί να είναι δύσκολο να συγκεντρωθείς σε μια μεμονωμένη εργασία στη δουλειά», επισημαίνει η Gordon. «Αυτοί οι συνεχείς περισπασμοί θα μπορούσαν να σε κάνουν να νιώθεις άγχος, στρες και να διαταράξουν την παραγωγικότητά σου, ενώ η έρευνα δείχνει ότι η καλή διαχείριση του χρόνου στη δουλειά επηρεάζει θετικά την ευημερία σου». Και συνεχίζει: «Είναι μια καλή πρακτική το να μη διαβάζεις και να απαντάς σε email μόλις εμφανιστούν στα εισερχόμενά σου, καθώς διαταράσσουν τη ροή σου. Ακόμη καλύτερα, το κλείσιμο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η ενεργοποίηση των αυτοματοποιημένων μηνυμάτων out-οf-office σου επιτρέπει να αναλαμβάνεις τον έλεγχο του πότε απαντάς και πώς επικοινωνείς.”
Ωστόσο, ενώ είναι σαφές ότι η χρήση των αυτοματοποιημένων μηνυμάτων out-οf-office για τον καθορισμό των ορίων είναι ένα εξαιρετικό πρώτο βήμα, δεν είναι κάποια μαγική λύση που πρόκειται να μεταμορφώσει τη σχέση σου με τα email σου από τη μια μέρα στην άλλη. Το να βάζεις όρια στα τεχνολογικά μέσα που έχεις γύρω σου μπορεί να σε αποτρέψει από το να ελέγχεις ή να απαντάς στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – αλλά υπάρχουν ακόμη πολλές αλλαγές που μπορείς να κάνεις.
Πράγματι, όπως εξηγεί η Michelle Elman, συγγραφέας του βιβλίου The Joy Of Being Selfish: Why You Need Boundaries And How To Set Them: «Το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείς να κάνεις για την ψυχική σου υγεία είναι να μην εστιάσεις στις τεχνικές λεπτομέρειες των μηνυμάτων out-of-office και αντ ‘αυτού να προσπαθείς να τηρείς το πρόγραμμά σου μόνος σου. «Δεν έχει νόημα να βάλεις τα μηνύματα out-of-office και μετά να συνεχίσεις να ξοδεύεις τον χρόνο σου στα email σου, ακόμα και ένα δεν τα απαντάς.»
Αν και δεν υπάρχει λοιπόν εύκολος τρόπος να κάνεις την αντιμετώπιση των email σου λιγότερο αγχωτική, η χρήση των αυτοματοποιημένων μηνυμάτων out-of-office θα μπορούσε να είναι ένας τρόπος για να ανακτήσεις τον έλεγχο – αρκεί να δεσμευτείς να τηρήσεις τα όρια που έχεις θέσει.
Διαβάστε ακόμα
Τι γνωρίζεις για την κατακράτηση υγρών;
Ο εναλλακτικός τρόπος να βάψεις φέτος τα πασχαλινά αυγά
Πηγή: SavoirvilleΔιαβάστε τις Ειδήσεις σήμερα και ενημερωθείτε για τα πρόσφατα νέα.
Ακολουθήστε το Skai.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις.